Pengertian Manajemen Badan Usaha Konsep Tujuan Unsur Tingkatan Keahlian Prinsip

Pengertian Manajemen Badan Usaha Konsep Tujuan Unsur Tingkatan Keahlian Prinsip – Pernahkah kalian masuk menjadi anggota organisasi? Tentu saja sebagai siswa SMA kalian merupakan anggota OSIS. Ketika kalian menjadi anggota atau pengurus OSIS apakah kalian menemukan kegiatan manajemen di sana?

Jika kalian perhatikan, pembentukan pengurus, pembagian kerja, dan sebagainya termasuk dalam manajemen. Sehingga agar tujuan OSIS tercapai sangat dibutuhkan peran manajemen.

Gambar 4.1 Seorang manajer memberikan pengarahan kepada karyawan guna menciptakan hasil yang lebih baik.

Konsep Manajemen

Selain di lingkungan sekolah, kegiatan manajemen juga dapat ditemukan di berbagai organisasi di luar sekolah, seperti di masyarakat, di perusahaan, dan sebagainya. Manajemen erat kaitannya dengan organisasi. Hal ini karena organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya.

Pengertian Manajemen

Gambar 4.2 Pembinaan dan pengarahan sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja dalam sebuah badan usaha.

Istilah manajemen berasal dari bahasa Inggris yaitu to manage yang artinya mengendalikan, mengatur, menjalankan, memimpin, dan membina. Secara umum manajemen adalah suatu proses yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengoordinasian, dan pengendalian. Untuk menentukan serta mencapai sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain.

Terdapat beberapa definisi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli. Menurut G.R Terry dalam bukunya “The Principle of Management”, manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya “The Principles of Management and Analysis of Management”, manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

Haiman menjelaskan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

Selain pengertian di atas, terdapat konsep yang menyatakan bahwa manajemen adalah suatu ilmu sekaligus seni. Manajemen dikatakan sebagai ilmu karena manajemen telah memenuhi persyaratan metode ilmiah. Karena manajemen dapat dianalisis dengan pendekatan ilmiah, maka dikenal manajemen ilmiah.

Adapun manajemen sebagai seni berkaitan dengan suatu keterampilan dalam menerapkan ilmu pengetahuan dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan demikian manajemen sebagai seni mengajarkan bagaimana melakukan sesuatu (how to do) dan sebagai ilmu mengajarkan bagaimana berpikir untuk mengetahui hakikat sesuatu masalah (how to think).

Agar memudahkan memahami konsep manajemen sebagai ilmu dan sebagai seni dapat dilihat pada bagan di bawah ini.

Tujuan Manajemen

Seperti yang telah dijelaskan di depan bahwa suatu organisasi termasuk badan usaha melakukan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah disepakati. Adapun tujuan manajemen menurut G.R Terry adalah sesuatu yang ingin dicapai, yang meliputi jangkauan tertentu, serta untuk menunjukkan ke mana usaha orang manajer diarahkan. Dalam sebuah organisasi ataupun badan usaha, biasanya memiliki beberapa tujuan, seperti berikut ini.

a. Tujuan jangka pendek (proximate), misalnya tujuan pekerjaan, tujuan tugas, dan tujuan gerak.

b. Tujuan jangka menengah (intermediate), misalnya tujuan produksi, tujuan pemasaran, tujuan keuangan, dan sebagainya.

c. Tujuan jangka panjang (ultimate), misalnya perekrutan karyawan dan penyediaan lapangan kerja.

Unsur-Unsur Manajemen

Apabila kalian perhatikan definisi manajemen di atas, tampak bahwa unsur yang ada dalam manajemen hanyalah sumber daya manusia saja. Namun tidak demikian, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan para manajer juga menggunakan alat-alat manajemen. Alat-alat manajemen tersebut sering disebut sebagai unsur manajemen. Unsur manajemen dikenal dengan sebutan “6 M”.

Men (Manusia)

Gambar 4.3 Dalam pengembangan usaha unsurunsur manajemen sangat dibutuhkan agar tercapai hasil yang maksimal.

Unsur yang utama dalam manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya adalah manusia atau men. Manusia diperlukan dalam manajeman untuk melaksanakan beberapa aktivitas dalam mencapai tujuan, misalnya dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan. Tanpa ada manusia, manajer tidak mungkin mencapai tujuannya. Ingat bahwa manajer adalah orang yang mencapai hasil melalui orang lain.

Money (Uang)

Untuk melakukan berbagai kegiatan diperlukan adanya uang. Uang digunakan untuk menggaji pegawai, membeli peralatan-peralatan, membeli bahan-bahan baku, dan sebagainya. Dalam manajemen, uang harus digunakan sedemikian rupa agar tujuan yang akan dicapai bila dinilai dengan uang lebih besar dari uang yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Kegagalan atau ketidaklancaran proses manajemen sering ditentukan atau dipengaruhi oleh perhitungan dalam penggunaan uang.

Material (Bahan-Bahan Material)

Material atau bahan-bahan merupakan alat atau unsur manajemen untuk mencapai tujuan. Material ini digunakan sebagai bahan dasar yang digunakan dalam proses produksi, misalnya pada perusahaan roti. Perusahaan roti tentunya akan membutuhkan bahan-bahan seperti tepung terigu, telur, gula, dan sebagainya untuk menghasilkan roti.

Machine (Mesin-Mesin)

Mesin digunakan oleh manajemen dalam proses pelaksanaan kegiatan, apalagi di masa sekarang di mana ilmu pengetahuan dan teknologi telah berkembang dan maju dengan pesat. Mesin telah banyak membantu manusia dalam pekerjaannya dalam pencapaian tujuan.

Methods (Cara Kerja)

Methods atau metode adalah cara melakukan pekerjaan. Agar kegiatankegiatan yang dilakukan dapat efektif dan efisien maka diperlukan berbagai alternatif metode untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Market (Pasar)

Bagi badan usaha yang khususnya bergerak di bidang industri maupun badan usaha lain yang bertujuan mencari laba, maka unsur manajemen yang penting lainnya adalah pasar. Tanpa adanya pasar untuk memperkenalkan, memasarkan atau menjual hasil produksi maka tujuan badan usaha tersebut tidak akan tercapai.

Tingkatan Manajemen

Piramida Manajemen

Coba kalian perhatikan struktur organisasi dalam satu kelasmu. Tentunya ada yang menjadi ketua, wakil ketua, bendahara, sekretaris, dan seksi-seksi. Merekalah yang akan mengatur organisasi kelas untuk mencapai tujuannya. Tugas dan peran dari setiap orang tersebut secara organisasional dibagi menjadi beberapa tingkatan yang dinamakan sebagai tingkatan manajemen. Berikut ini terdapat beberapa tingkatan manajemen.

Manajemen Tingkat Puncak (Top Management)

Manajemen tingkat puncak merupakan tingkatan tertinggi dalam manajemen. Biasanya yang menduduki manajemen ini adalah direktur utama, presiden direktur, atau wakil direktur, dan sebagainya. Jika di dalam kelas, maka yang menjadi manajemen tingkat puncak adalah ketua dan wakil ketua. Tugas manajemen tingkat puncak adalah membuat rencana jangka panjang, menetapkan tujuan dan misi organisasi, serta strategi yang digunakan. Manajemen puncak juga harus dapat mengembangkan semua rencana yang telah dibuat dan mengadakan hubungan dengan pihak luar.

Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management)

Posisi manajemen tingkat menengah berada di bawah manajemen puncak. Tugas manajemen menengah adalah mengalihkan rencana, misi, dan tujuan yang dibuat oleh manajemen puncak ke dalam program yang lebih spesifik. Biasanya yang termasuk manajemen menengah adalah manajer, kepala devisi, kepala cabang, dan sebagainya.

Manajemen Tingkat Pertama (First Line Management atau Supervisory)

Manajemen tingkat pertama merupakan tingkatan yang paling rendah. Manajemen tingkat pertama dapat juga disebut supervisor. Tugas dari manajemen ini adalah membawahi langsung pekerja dan bertanggung jawab atas tugas mereka. Mereka juga yang selalu memberikan motivasi pada karyawan dan menetapkan prestasi yang layak diterima karyawan. Manajemen tingkat pertama terdiri atas supervisi, ketua kelompok, dan sebagainya.

Apabila dibentuk diagram, maka bentuk tingkatan manajemennya seperti berikut ini.

Apabila diagram di atas dibentuk dalam bagan organisasi maka dapat dilihat berikut ini

Keahlian Manajemen

Agar tujuan organisasi ataupun perusahaan dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan orang-orang yang memiliki keahlian manajerial. Berikut ini adalah keahlian-keahlian manajerial yang harus dimiliki.

Keahlian Teknis

Keahlian teknis adalah keahlian yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan spesifik tertentu. Misalnya ahli mengoperasikan komputer, membuat desain bangunan, ahli bedah, dan sebagainya

Keahlian Berkomunikasi

Maksud dari keahlian berkomunikasi adalah mampu menerima dan menyampaikan setiap informasi yang ada kepada orang lain. Dalam sebuah organisasi keahlian komunikasi merupakan faktor penting demi kelancaran dalam pekerjaan. Komunikasi ini tidak hanya satu arah saja (dari atasan ke bawahan) namun harus dua arah (dari bawahan ke atasan).

Gambar 4.4 Pemimpin yang baik dalam mengambil keputusan harus mendengarkan pendapat dari anak buahnya.

Contoh keahlian komunikasi adalah keahlian bernegoisasi, memotivasi, meyakinkan orang, dan lain sebagainya.

Keahlian Konseptual

Keahlian konseptual yaitu kemampuan dalam mengoordinasikan dan mengintegrasikan semua aktivitas organisasi.

Keahlian Pengambilan Keputusan

Keahlian pengambilan keputusan adalah kemampuan dalam mendiagnosa dan menganalisis sekaligus menawarkan berbagai alternatif solusi atas masalah yang terjadi.

Keahlian Mengelola Waktu

Keahlian ini adalah kemampuan dalam memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien.

Prinsip Manajemen

Prinsip merupakan sesuatu yang fundamental dari kebenaran yang bersifat umum dan dijadikan sebagai pedoman untuk berpikir dan bertindak. Di dalam manajemen perlu adanya prinsip yang harus dipegang khususnya dalam hal pengambilan keputusan, sehingga kesalahan mendasar yang mungkin terjadi dapat dihindarkan.

Prinsip manajemen dalam penggunaannya tidak mutlak, namun dapat disesuaikan dengan keadaan di lapangan, meskipun tetap tidak meninggalkan tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Henry Fayol prinsip manajemen dibedakan menjadi 14 (empat belas). Berikut ini adalah empat belas prinsip manajemen tersebut.

Pembagian Kerja (Division of Work)

Setiap orang dalam melaksanakan kegiatan harus sesuai dengan keahlian dan keterampilannya. Tujuannya adalah untuk mencapai efisiensi dan produktivitas. Misalnya di kelas kalian ada yang menjadi ketua, sekretaris, bendahara, dan sebagainya.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Agar seseorang dapat memulai bekerja, maka perlu diberi wewenang atau kekuasaan untuk bertindak dan mengambil keputusan yang berhubungan dengan tanggung jawabnya. Dengan demikian, mereka dapat bekerja secara semangat dan penuh tanggung jawab. Misalnya kepala sekolah memiliki tanggung jawab dalam kebersihan sekolah, maka ia juga harus diberi wewenang untuk menyuruh siswa-siswa membersihkan kelasnya masingmasing.

Disiplin

Gambar 4.5 Untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai, maka seorang pemimpin melakukan sidak di setiap divisi

Disiplin merupakan suatu sikap menghormati, patuh dan taat terhadap peraturan-peraturan yang berlaku serta sanggup melakukannya dan siap menerima sanksi apabila menyalahi tugas dan wewenang yang diberikan. Disiplin sangat penting karena suatu usaha tidak akan mengalami kemajuan tanpa adanya disiplin dari berbagai pihak (baik atasan maupun bawahan).

Kesatuan Perintah (Unity of Command)

Agar tidak terjadi keragu-raguan dalam bekerja maka karyawan atau pegawai harus menerima perintah dari satu orang atasan saja. Hal ini dimaksudkan agar terdapat kesatuan perintah.

Kesatuan Arah

Prinsip ini menjelaskan bahwa setiap kelompok kegiatan mempunyai sasaran yang sama dan harus mempunyai satu pemimpin yang mengarahkan pada pencapaian tujuan. Prinsip ini penting untuk kesatuan tindakan, koordinasi, dan kekuatan serta memfokuskan usaha.

Pengendalian Kepentingan Pribadi terhadap Kepentingan Umum

Dalam suatu organisasi, untuk mencapai tujuan bersama setiap anggota harus mengutamakan kepentingan organisasi daripada kepentingannya sendiri.

Upah Pegawai

Upah pegawai merupakan harga daripada layanan yang diberikan pegawai tersebut. Pemberian upah kepada pegawai harus berdasarkan prestasi kerja atau jabatannya. Hendaknya pemberian upah harus adil dan sedapat mungkin bisa memberi kepuasan bagi pegawai dan perusahaan.

Pemusatan Sentralisasi atau desentralisasi

adalah masalah pembagian kekuasaan. Pada organisasi yang skalanya kecil, sentralisasi dapat diterapkan, karena atasan dapat mendelegasikan perintah langsung kepada bawahannya. Namun jika organisasinya besar, maka harus diterapkan desentralisasi.

Rantai Berskala (Line of Authority)

Rantai berskala ini merupakan suatu garis wewenang dan rantai pengawasan dari tingkat yang paling tinggi sampai pada tingkat yang paling bawah dalam menjalankan tugas masing-masing.

Ketertiban (Order)

Gambar 4.6 Penempatan pegawai harus sesuai dengan keahliannya masing-masing untuk meningkatkan ketertiban dalam bekerja.

Prinsip ini merupakan sesuatu kegiatan yang harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku, baik dalam mengatur manusia maupun benda. Pada suatu organisasi ataupun perusahaan dalam menempatkan pegawainya harus sesuai dengan tempatnya masing-masing. Seperti peribahasa “The right man in the right place”.

Keadilan (Equity)

Keadilan di sini artinya memberikan sesuatu kepada orang lain sesuai dengan haknya masing-masing. Dengan adanya keadilan maka akan tercapai kepuasan.

Kestabilan Masa Kerja Pegawai

Kestabilan masa kerja pegawai sangat diperlukan. Pergantian pegawai yang terlalu sering akan memberikan dampak yang kurang baik bagi perusahaan, karena perusahaan akan membutuhkan waktu lagi untuk mengajari pegawai baru.

Inisiatif (Inisiatif)

Inisiatif merupakan pemikiran untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan di luar rencana, tetapi masih dalam pekerjaan. Sumber kekuatan suatu perusahaan adalah adanya inisiatif baik dari atasan maupun bawahan.

Semangat Korps (Esprit de Corps)

Setiap anggota dalam suatu organisasi hendaknya tertanam rasa kesetiaan pada kelompoknya. Hal ini penting dalam rangka menumbuhkan semangat kerja sama antarkelompok untuk mencapai tujuan bersama.

Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan di dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi manajemen sampai saat ini masih belum ada keseragaman baik praktisi maupun para teoritisi. Berikut ini beberapa pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen.

a. Henry Fayol, fungsi manajemen terdiri atas planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling.

b. George R. Terry, fungsi manajemen terdiri atas planning, organizing, actuating, dan controlling.

c. Koontz dan O’Donnel, fungsi manajemen terdiri atas planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.

d. Dr. S.P. Siagian, fungsi manajemen terdiri atas planning, organizing, motivating, controlling, dan evaluating.

e. The Liang Gie, fungsi manajemen terdiri atas planning, decision making, directing, coordinating, controlling, dan improving. Adapun fungsi-fungsi manajemen secara umum dapat dilihat di bawah ini.

Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan proses dasar manajemen dalam menentukan langkah-langkah untuk mencapai tujuan tertentu. Langkah-langkah tersebut seperti menetapkan tujuan dan target, merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target, menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan, serta menetapkan strandar keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis. Perencanaan dalam kegiatan manajemen pada perusahaan meliputi halhal di bawah ini.

a. Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan diproduksi agar tepat dalam hal kualitas, manfaat, dan kuantitasnya sehingga tercapai keuntungan yang maksimal.

b. Menetapkan jumlah dana yang diperlukan untuk modal kerja maupun modal tetap. Dan untuk menetapkan apakah akan dibiayai dengan modal sendiri atau dengan pinjaman (kredit). Misalnya akan diadakan suatu acara perlombaan. Acara tersebut tidak akan berjalan dengan lancar jika tidak ada perencanaan dengan baik. Sehingga sebelumnya panitia harus menentukan tujuan yang akan dicapai, menyusun kepengurusan, menetapkan strategi dan taktik untuk mencapai tujuan, memperkirakan anggaran yang digunakan, dan sebagainya. Pada intinya, perencanaan sebagai upaya untuk merumuskan apa yang ingin dicapai dan bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu. Sebuah rencana dikatakan baik ketika apa yang dirumuskan dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan.

Menurut George R. Terry bahwa untuk mengetahui baik atau tidaknya sebuah perencanaan maka dapat ditentukan dari pertanyaan-pertanyaan berikut ini.

a. What :

1) apa yang menjadi tujuan perusahaan.

2) apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

b. Why :

1) mengapa tujuan tersebut harus dicapai.

2) mengapa melakukan kegiatan tersebut.

c. Where : dimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan.

d. When :

1) kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan.

2) kapan kegiatan tersebut harus dimulai dan diakhiri.

e. Who : siapa yang akan melaksanakannya.

f. How : bagaimana cara yang harus dilaksanakan untuk melakukan kegiatan.

Fungsi Perencanaan

Berdasarkan kegiatan-kegiatan perencanaan di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi dari perencanaan adalah berikut ini.

Sebagai Pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi. Bayangkan saja ketika perusahaan dalam melaksanakan kegiatan produksinya tanpa ada perencanaan. Maka akan ditemui banyak masalah, dan ketidakjelasan dalam melakukan kegiatan. Dengan demikian perencanaan memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh perusahaan.

Meminimalisasi Ketidakpastian

Di dunia ini tidak ada sesuatu yang tidak berubah. Adanya perubahan inilah yang akan menimbulkan ketidakpastian bagi perusahaan. Ketidakpastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat dikurangi.

Meminimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Dengan adanya perencanaan, penggunaan sumber daya dapat dikendalikan, karena hanya sumber daya yang potensial saja yang dibutuhkan dalam kegiatan. Dengan demikian tingkat efisiensi dari perusahaan menjadi meningkat.

Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Dibuatnya suatu rencana kegiatan, akan mempermudah penentuan berhasil dan tidaknya pelaksanaan kegiatan perusahaan. Hal ini dapat ditentukan dengan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan hasil di lapangan. Dengan demikian perencanaan akan dijadikan standar kualitas bagi perusahaan.

Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengalokasikan keseluruhan sumber daya sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Dalam pengorganisasian suatu rencana akan dibentuk pembagian kerja tertentu dalam sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi ini berisi tentang kejelasan bagaimana rencana organisasi akan dilaksanakan, dikoordinasikan, dan dikomunikasikan. Tujuan dari pengorganisasian, antara lain:

a. mempermudah dalam pelaksanaan tugas dengan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan kecil,

b. mempermudah manajer dalam melaksanakan pengawasan, dan

c. memudahkan penentuan jumlah orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas.

Berikut ini adalah empat pilar pengorganisasian.

Pembagian Kerja (Division of work)

Gambar 4.7 Perusahaan roti membagi pekerjaan dalam hal pengovenan, kemasan, dan lain-lain.

Pembagian kerja merupakan upaya untuk menyederhanakan pekerjaan yang kompleks. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan dan pencapaian tujuan. Misalnya pada perusahaan roti, terdapat pembagian kerja dalam hal pengovenan, pembuatannya, penimbangan bahan-bahan, promosi, dan lain-lain. Proses pembagian kerja dari yang kompleks menjadi lebih sederhana dapat disebut pula dengan spesialisasi pekerjaan.

Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

Setelah penyederhanaan pekerjaan, kemudian pekerjaanpekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Misalnya untuk perusahaan roti, proses pembelian bahan-bahan, pengolahan hingga pengepakan dikelompokkan menjadi bagian produksi, bagian pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang termasuk bagian keuangan, dan lain-lain. Proses pengelompokkan pekerjaan menurut kriteria tertentu disebut departmentalization.

Penentuan Relasi Antarbagian dalam Organisasi (Hierarchy)

Setelah pengelompokkan pekerjaan dilakukan maka proses selanjutnya yaitu penentuan relasi antarbagian. Terdapat dua konsep penting yaitu span of management control dan chain of command. Span of management control berkaitan dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu. Pada bagian ini berkaitan dengan siapakah yang menjadi pemimpin bagi setiap bagian (bagian produksi, keuangan). Adapun penentuan chain of command yaitu berupa batasan kewenangan. Dalam bentuk ini dapat ditunjukkan dengan garis perintah dari hierarki yang paling tinggi hingga paling rendah.

Koordinasi

Gambar 4.8 Koordinasi di setiap bagian merupakan proses mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai bagian agar tujuan organisasi dapat tercapai.

Berawal dari pembagian kerja kemudian dikelompokkan berdasarkan bagian-bagiannya hingga ditentukan hierarki organisasinya, maka langkah selanjutnya adalah bagaimana mengoordinasikan ketiga bagian tersebut. Koordinasi merupakan proses mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai bagian agar tujuan organisasi bisa tercapai secara efektif.

Penggerakan (Actuating)

Penggerakan (actuating) adalah tindakan yang mengusahakan agar seseorang atau semua kelompok mau dan memulai bekerja dengan senang hati untuk melakukan tugas pekerjaannya sehingga dapat selesai sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Untuk menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dibutuhkan kepemimpinan. Banyak orang yang menganggap bahwa tugas penggerak adalah fungsi yang paling penting, karena untuk menggerakkan orang bukanlah pekerjaan yang mudah. Seorang pemimpin harus mampu memotivasi dan membimbing karyawan yang memiliki karakter berbeda-beda. Secara umum, ada tiga bentuk kepemimpinan, yaitu otoriter, demokratis, dan bebas.

a. Pemimpin oriter, yaitu pemimpin yang mengambil keputusan tanpa melibatkan pihak lain (membuat keputusan sendiri).

b. Pemimpin demokratis, yaitu pemimpin yang mengambil keputusannya melibatkan peran bawahan.

c. Pemimpin bebas,yaitu pemimpin yang menyerahkan proses pengambilan keputusan kepada bawahannya.

Pengawasan (Controlling)

Pengawasan sering disebut juga pengendalian adalah tugas manajemen yang diarahkan untuk melakukan pengawasan atas apa yang telah direncanakan dan bagaimana langkah-langkah koreksinya. Jika suatu rencana tidak berjalan dengan semestinya, maka fungsi pengawasan dalam hal ini manajer melakukan proses untuk mengoreksi kegiatan yang sedang berjalan agar tetap mencapai apa yang telah direncanakan. Fungsi pengawasan dilakukan untuk mengantisipasi kegagalan, mengoreksi kegagalan, dan memberikan solusi untuk mengatasi kegagalan tersebut. Agar tujuan fungsi pengawsan dapat tercapai, maka berikut ini langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam proses pengawasan.

Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kerja

Menetapkan standar atau patokan yang jelas dalam suatu kegiatan akan memudahkan manajemen dalam melakukan pengawasan. Selain itu, menetapkan standar yang jelas dapat digunakan untuk menilai berhasil atau tidaknya suatu perencanaan. Misalnya dalam suatu kepanitiaan, ketua panitia menetapkan standar untuk seksi acara, seperti:

1) menyusun susunan acara,

2) menentukan dan menghubungi pembicara,

3) mengatur jalannya acara, dan

4) menyiapkan format acara.

Standar di atas akan memudahkan ketua panitia dalam melakukan pengawasan atau kinerja dari seksi acara. Dengan demikian penetapan standar merupakan hal yang perlu dilakukan sebagai standar berhasil tidaknya suatu rencana.

Penilaian Kerja

Seorang manajer dapat menilai kinerja bawahannya berdasarkan standar yang telah ditetapkan. Penilaian kinerja merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dan terus menerus. Namun bukan berarti seorang manajer mengawasi kinerja bawahannya setiap hari. Hanya pada hal-hal penting saja manajer melakukan pengawasan.

Membandingkan Kinerja dengan Standar

Langkah selanjutnya dalam pengawasan adalah membandingkan antara kinerja dengan standar. Setelah manajer mengawasi kinerja bawahannya, maka untuk menilai apakah kinerjanya sesuai atau tidak dengan yang diharapkan maka manajer dapat membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan. Secara garis besar, ada tiga kemungkinan hasil kinerja dengan standar, seperti berikut ini.

1) Kinerja lebih besar dari standar berarti kondisi perusahaan mencapai kinerja yang terbaik karena berada di atas standar.

2) Kinerja sama dengan standar berarti kondisi perusahaan mencapai kinerja terbaik, namun pada tingkat yang paling minimum.

3) Kinerja lebih kecil dari standar berarti kondisi perusahaan mencapai kinerja yang buruk karena kinerja di bawah standar.

Melakukan Tindakan Koreksi Jika terdapat Masalah

Gambar 4.9 Manajer memberikan penilaian terhadap kinerja anak buahnya.

Setelah membandingkan kinerja dengan standar yang bisa ditetapkan, maka manajer dapat memberikan penilaian atas kinerja tersebut. Apabila kinerja baik maka tujuan tercapai, namun ketika terjadi masalah (kinerja buruk), manajer harus mengoreksi masalah tersebut. Pengendalian ini perlu untuk dilakukan agar perusahaan dapat memastikan bahwa apa yang sedang dilakukan oleh perusahaan benar-benar diarahkan pada pencapaian tujuan.

Langkah-langkah pengawasan di atas jika digambarkan dalam bentuk skema seperti berikut ini.

Bidang-Bidang Manajemen

Berdasarkan bidangnya, manajemen dapat dikelompokkan menjadi beberapa bidang berikut ini.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Manajemen sumber daya manusia merupakan penerapan manajemen yang berkaitan dengan perencanaan, pengadaan, kompensasi, pemilihan, dan pengembangan sumber daya manusia.

Manajemen Produksi

Manajemen produksi adalah kegiatan untuk mengatur perusahaan agar dapat menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa.

Manajemen Pemasaran

Manajemen pemasaran merupakan kegiatan manajemen yang berkaitan dengan memasarkan produk kepada konsumen. Pada intinya kegiatan manajemen pemasaran berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dan bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan.

Manajemen Keuangan

Manajemen keuangan adalah kegiatan mengatur keseimbangan antara kebutuhan dana dengan tersedianya dana dari berbagai sumber dana untuk meningkatkan nilai perusahaan.

Analisisku

PTPN XI Libatkan BPKP dalam Manajemen Perusahaan

PT Perkebunan Nusantara (PTPN) XI menggandeng Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Jawa Timur untuk dilibatkan dalam manajemen perusahaan. Hal ini dimaksudkan guna menyiapkan manajemen dan meningkatkan kinerja perusahaan menghadapi liberalisasi perdagangan. Kerja sama dua institusi ini meliputi sosialisasi atau asistensi implementasi, pengukuran, dan pengujian tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance/GCG). Selain itu, akan dilakukan pengembangan indikator kinerja (key performance indicator), rancangan manajemen risiko, serta penyempurnaan sistem dan prosedur kerja.

Dalam kerja sama ini, BPKP bertugas dan bertanggung jawab sebagai narasumber, fasilitator, dan pemantau pelaksanaan manajemen PTPN XI. Sebagai perusahaan yang memiliki komitmen melaksanakan good corporate governance, panduan BPKP itu sangat berguna bagi PTPN XI. Pasalnya, untuk menjadi sebuah perusahaan yang mengedepankan prinsipprinsip GCG, tidak bisa lain harus secara berkesinambungan tunduk dan patuh pada semua regulasi yang diawasi BPKP.

Dari kerja sama ini, PTPN XI berharap pada saatnya nanti pihaknya akan dapat mencapai sistem pengukuran kinerja secara teknis dan finansial yang dapat dipertanggungjawabkan. Segala perbaikan sistem manajemen dilakukan dalam rangka restrukturisasi industri gula. Mereka sadar bahwa inti bisnis gula yang mereka tekuni selama ini tidak akan dapat dipertahankan sehingga harus mengembangkan co-product di luar gula.

Namun, sebelum terjun kepada co-product, terlebih dahulu perusahaan harus meningkatkan produktivitas dan efisiensi industri gula. Saat ini, dengan 16 pabrik gula (PG) yang dimiliki, PTPN XI menghasilkan 331.000 ton gula dan target tahun ini dapat ditingkatkan menjadi 360.000 ton.

Adapun usaha mengembangkan co-product ini, merupakan salah satu langkah nyata program transformasi industri gula menuju industri berbasis tebu. Adapun untuk mengembangkan industri berbasis tebu dibutuhkan kerja sama dan dukungan dana investor. Salah satu syarat untuk dapat menggaet investor itu harus good corporate governance.

Sumber: Kompas, 10 Mei 2005

Berdasarkan artikel di atas, jawablah pertanyaan di bawah ini! Jelaskan kedudukan Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan (BPKP) dalam manajemen PTPN! Jelaskan kinerja pada PTPN! Bagaimana perbaikan manajemen pada PTPN?

Rangkuman

1. Manajemen adalah ilmu dan seni dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Unsur manajemen dikenal dengan istilah “6 M”, yaitu man, money, material, machine, methods, market.
3. Tingkatan manajemen terdiri atas: manajemen tingkat puncak, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat pertama.
4. Fungsi manajemen secara umum meliputi planning, organizing, actuating, dan controlling.
5. Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
6. Bidang-bidang manajemen terdiri atas manajemen SDM, manajemen produksi, manajemen pemasaran, dan manajemen keuangan.

Uji Kompetensi

A. Pilihan Ganda

1.Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Pengertian manajemen tersebut dikemukakan oleh ….

2. Dalam pengertian manajemen terdapat hal-hal pokok seperti di bawah ini, kecuali …

3.  Manajemen merupakan ilmu dan seni, dikatakan sebagai ilmu karena

4. Tujuan manajemen yang termasuk dalam tujuan jangka pendek (proximate) adalah tujuan ….

5.  Di bawah ini adalah unsur-unsur manajemen, kecuali ….

6. Berikut ini tujuan pembagian kerja adalah ….

7.  Fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol adalah ….

8. Suatu perencanaan dikatakan baik, bila mengandung beberapa hal di bawah ini, kecuali ….

9. Tingkatan manajemen yang paling rendah adalah ….

10.  Jabatan manajer termasuk tingkatan manajemen ….

11. Kemampuan menerima dan menyampaikan setiap informasi kepada orang lain merupakan keahlian manajerial dalam hal ….

12.  Setiap anggota dalam suatu organisasi hendaknya harus memiliki rasa kesetiaan pada kelompoknya, merupakan prinsip manajemen ….

13. Perhatikan beberapa pilar dalam manajemen berikut ini!

1) Pengelompokan pekerjaan

2) Pengawasan

3) Koordinasi

4) Pembagian kerja

5) Pengarahan

Berdasarkan pernyataan di atas, yang termasuk pilar pengorganisasian adalah ….

14.  Ketika kinerja suatu perusahaan sama dengan standar yang telah ditetapkan, maka kondisi kinerja perusahaan ….

15.  Berikut ini yang bukan fungsi manajemen menurut Koontz dan O’Donnel adalah ….

B. Soal Uraian

1. Jelaskan manajemen sebagai ilmu dan seni!
2. Di dalam proses manajemen diperlukan sarana-sarana atau alat-alat yang disebut “The six M”. Jelaskan masing-masing dari komponen “The six M”!
3. Fungsi manajemen meliputi planning, organizing, actuating, controling. Tulislah manfaat dari pelaksanaan masing-masing fungsi tersebut?
4. Jelaskan tentang tingkatan manajemen!
5. Mengapa di dalam pengawasan perlu penetapan standar kerja?